Privacy Policy - Informativa sul Trattamento dei Dati Personali

1) Chi è il titolare del trattamento?

Il Titolare del trattamento è:

CMWC 2026
Ente del Terzo Settore costituito il 02/02/2026;
Codice fiscale: 14451570965;
Sede legale: Via Verona 9, 20135, Milano

2) Perché trattiamo i tuoi dati?

I dati personali che ci fornisci sono trattati per consentire la partecipazione e la corretta gestione dell’evento sportivo amatoriale organizzato da CMWC 2026.

In particolare, i dati sono trattati per:

  • gestire le iscrizioni all’evento;
  • organizzare e coordinare le attività sportive amatoriali;
  • assegnare numero di gara, categoria e ruoli organizzativi;
  • gestire eventuali richieste di supporto logistico (ad esempio data di arrivo o necessità di alloggio);
  • adempiere agli obblighi amministrativi e fiscali, inclusa l’emissione di fatture;
  • gestire i pagamenti effettuati tramite il sito;
  • pubblicare risultati e classifiche sul sito ufficiale dell’evento, nell’ambito del legittimo interesse organizzativo del Titolare alla trasparenza delle competizioni amatoriali;
  • adempiere a obblighi di legge e tutelare i diritti dell’organizzazione.

Se non fornisci i dati richiesti, potrebbe non essere possibile completare la procedura di iscrizione o consentire la partecipazione all’evento.

La pubblicazione del numero di gara e dei risultati avviene esclusivamente ai fini della gestione delle competizioni sportive amatoriali e della trasparenza dell’evento.

3) Quali dati trattiamo?

In occasione della registrazione all’evento possiamo raccogliere:

  • nome e cognome;
  • indirizzo email;
  • indirizzo di residenza o domicilio;
  • CAP, città, provincia e paese;
  • dati necessari per la fatturazione;
  • squadra di appartenenza;
  • numero di gara;
  • categoria di partecipazione;
  • indicazione relativa alla classifica (rango sì/no);
  • indicazione di volontario o staff;
  • informazioni logistiche (ad esempio data di arrivo o richiesta di alloggio);
  • dati relativi al pagamento.

Non vengono richiesti dati relativi alla salute né altre categorie particolari di dati personali.

Durante lo svolgimento dell’evento potranno essere effettuate riprese fotografiche e video per finalità promozionali e informative. Per l’utilizzo di immagini che la ritraggano in modo identificabile sarà richiesto il suo consenso espresso mediante apposita casella di consenso durante la fase di checkout del processo di iscrizione.

4) Come vengono trattati i dati?

I dati personali sono trattati sia con strumenti elettronici sia, ove necessario, su supporto cartaceo.

Il trattamento avviene nel rispetto dei principi di necessità, minimizzazione, correttezza, integrità e riservatezza, adottando adeguate misure tecniche e organizzative per garantire la sicurezza delle informazioni.

5) A chi vengono comunicati i dati?

I dati personali sono trattati dal personale autorizzato del Titolare e possono essere comunicati a soggetti esterni che svolgono attività connesse all’organizzazione dell’evento, quali:

  • fornitori di servizi tecnici e di hosting del sito;
  • consulenti amministrativi e fiscali;
  • soggetti coinvolti nella gestione dei pagamenti.

I pagamenti effettuati con carta di debito o credito sono gestiti tramite piattaforma esterna Stripe, Inc., che tratta i dati secondo la propria informativa privacy.

I dati non vengono diffusi, ad eccezione delle informazioni relative a numero di gara, nickname, nazionalità e risultati, pubblicate sul sito ufficiale dell’evento.

6) Per quanto tempo conserviamo i tuoi dati?

I dati personali vengono conservati per il tempo strettamente necessario al conseguimento delle finalità per cui sono stati raccolti e, in ogni caso, nel rispetto degli obblighi di legge applicabili, inclusi quelli di natura fiscale e amministrativa.

Al termine del periodo di conservazione i dati saranno cancellati o resi anonimi.

7) Quali sono i tuoi diritti?

In qualsiasi momento puoi esercitare i diritti previsti dagli articoli 15–22 del Regolamento (UE) 2016/679, tra cui:

  • diritto di accesso ai dati;
  • diritto di rettifica;
  • diritto alla cancellazione;
  • diritto di limitazione del trattamento;
  • diritto di opposizione;
  • diritto alla portabilità dei dati;
  • diritto di revocare il consenso, ove prestato.

Per esercitare i tuoi diritti puoi contattare il Titolare al recapito indicato:

[email protected]

8) Diritto di reclamo

Fatto salvo ogni altro ricorso amministrativo o giurisdizionale, hai il diritto di proporre reclamo all’Autorità di controllo competente.

Per l’Italia:
Garante per la Protezione dei Dati Personali
https://www.garanteprivacy.it

Privacy Policy Statement

1) Who is the data controller?

The Data Controller is:

CMWC 2026
Non Profit Entity established on 02/02/2026
Tax Code: 14451570965
Registered office: Via Verona 9, 20135 Milan, Italy

2) Why do we process your data?

The personal data you provide are processed to allow participation in and the proper management of the amateur sporting event organised by CMWC 2026.

In particular, your data are processed in order to:

  • manage event registrations
  • organize and coordinate amateur sporting activities
  • assign race numbers, categories, and organizational roles
  • manage any logistical support requests (e.g. arrival date or accommodation needs)
  • comply with administrative and tax obligations, including invoicing
  • manage payments on the website
  • publish results and rankings on the official event website, based on the Data Controller’s legitimate interest in ensuring transparency of amateur competitions
  • comply with legal obligations and protect the Organization’s rights.

If you do not provide the required data, it may not be possible to complete the registration process or allow participation in the event.

The publication of race numbers and results is carried out solely for the purpose of managing amateur sporting competitions and ensuring transparency of the event.

3) What data do we process?

When you register for the event, we may collect:

  • first and last name
  • e-mail address
  • place of residence or domicile
  • postal code, city, province, and country
  • invoicing data
  • team affiliation
  • race number
  • participation category
  • ranking indication (ranked yes/no)
  • volunteer or staff status
  • logistics information (e.g. arrival date or accommodation needs)
  • payment-related data.

No health data or other special categories of personal data may be requested.

During the event, photographs and video recordings may be taken for promotional and informational purposes. For the use of images in which you are clearly identifiable, your explicit consent will be required by ticking a specific consent box during the checkout phase of the registration process.

4) How are your data processed?

Personal data are processed using electronic tools and, where necessary, in paper form.

Processing is carried out in accordance with the principles of necessity, data minimization, fairness, integrity, and confidentiality, and with appropriate technical and organizational measures in place to ensure data security.

5) To whom are your data disclosed?

Personal data are processed by authorized personnel of the Data Controller and may be disclosed to external parties involved in activities related to the organization of the event, such as:

  • technical service providers and website hosting providers
  • administrative and tax consultants;
  • parties involved in payment processing.

Payments made by debit or credit card are handled through the external platform Stripe, Inc., which processes personal data in accordance with its own privacy policy.

Personal data will not be disclosed, except for information related to race numbers, nicknames, nationality and results, which will be published on the official event website.

6) How long do we keep your data?

Personal data will be kept for the time strictly necessary to achieve the purposes for which they were collected and, in any case, in compliance with applicable legal obligations, including tax and administrative requirements.

At the end of the retention period, data will be deleted or anonymized.

7) What are your rights?

At any time, you may exercise the rights provided for under Articles 15–22 of Regulation (EU) No 2016/679, including:

  • the right of access to your data
  • the right to rectification
  • the right to erasure
  • the right to restriction of processing
  • the right to object
  • the right to data portability
  • the right to withdraw consent, where given.

To exercise your rights, you may contact the Data Controller at the following address:

[email protected]

8) Complaint rights

Without prejudice to any other administrative or judicial appeal, you have the right to submit a complaint to the relevant supervisory authority.

For Italy:
Garante per la Protezione dei Dati Personali (Data Protection Supervisory Authority)
https://www.garanteprivacy.it